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Si usted está contratando una dirección virtual (en inglés), casi seguro se va a encontrar con un documento obligatorio: el Formulario 1583 de USPS (USPS Form 1583). Esta guía explica qué es el formulario, por qué importa y cómo llenarlo exactamente para que la activación de su buzón digital avance sin retrasos. Sin tecnicismos, solo los pasos prácticos para que su correo llegue a una dirección comercial segura.
Descargue la versión actual directamente de la fuente: PS Form 1583 (PDF) en USPS.com (en inglés).
Qué es el Formulario 1583 de USPS y por qué importa
El Formulario 1583 de USPS autoriza a un tercero, como un proveedor de buzón digital (en inglés), a recibir correo en su nombre. Piense en él como un permiso legal por escrito. El Servicio Postal necesita confirmar su identidad y aprobar al operador del buzón que maneja su correo. Sin un formulario completo y notarizado, su proveedor no puede aceptar ni un solo sobre a su nombre.
También hay un breve recorrido en video (en inglés) si prefiere ver en lugar de leer.
Quién necesita este formulario
- Cualquier persona que registre un buzón digital o un servicio de reenvío de correo (en inglés)
- Pequeños negocios que quieren una dirección comercial profesional en lugar de la dirección de su casa
- Trabajadores remotos y fundadores que necesitan un manejo seguro de su correo mientras están lejos de una oficina
Lo que necesita antes de empezar
- Datos de contacto completos. Nombre legal completo, nombre de la empresa si aplica, dirección física, teléfono y correo electrónico.
- Una identificación principal con foto. Licencia de conducir (driver's license) emitida por el estado, identificación estatal (state ID) o pasaporte (passport).
- Una identificación de domicilio. El punto 9g del formulario (campo “Item 9g”) enumera exactamente seis documentos aceptables: una licencia de conducir o tarjeta de identificación sin licencia emitida por un estado, territorio o tribu de EE. UU. (U.S. State, Territory or Tribal driver's or nondriver's ID card), un contrato de renta (lease) vigente, una póliza de seguro de casa o de vehículo (home or vehicle insurance policy), una hipoteca o escritura de fideicomiso (mortgage or deed of trust), una tarjeta de registro del vehículo (vehicle registration card) o una tarjeta de elector (voter card). Un estado de cuenta bancario (bank statement) o un recibo de servicios (utility bill) no están en esa lista.
- Notarización. El formulario firmado debe notarizarse en persona ante un notary public de EE. UU. o a través de un servicio acreditado de notarización remota en línea (remote online notary).
No puede usar el mismo documento como identificación principal y como identificación secundaria. Ese único error causa más rechazos que cualquier otra cosa en este formulario. El formulario dice claramente que una licencia de conducir o tarjeta de identificación sin licencia puede usarse como identificación con foto o como identificación de domicilio, pero no como ambas, así que una licencia por sí sola nunca es suficiente.
Paso a paso: cómo llenar el Formulario 1583
- Paso 1. Descargue el formulario de USPS u obtenga la versión prellenada de su proveedor.
- Paso 2. Escriba su nombre legal completo y el nombre de su negocio exactamente como aparecen en su identificación y en su registro estatal.
- Paso 3. Escriba la dirección física de su casa y sus datos de contacto, no la dirección del buzón virtual.
- Paso 4. Anote a cada persona autorizada a recibir correo a través del buzón.
- Paso 5. Adjunte copias claras de sus dos identificaciones, una con foto y otra sin foto.
- Paso 6. Firme el formulario frente a un notary public, o complete la verificación notarial en línea de su proveedor.
- Paso 7. Entregue el formulario notarizado y las copias de sus identificaciones a su proveedor para el trámite final.
El formulario es corto. Los retrasos vienen de nombres que no coinciden, escaneos borrosos de identificaciones y la falta del sello de notarización, no de las preguntas en sí.
Consejos para evitar retrasos
- Asegúrese de que los nombres y las direcciones coincidan exactamente en el formulario, en sus identificaciones y en su registro estatal.
- Use archivos PDF escaneados y limpios en lugar de fotos tomadas con el teléfono en ángulo.
- Nunca use un mismo documento como identificación principal y secundaria.
- Haga su cita para notarizar con tiempo. En bancos y centros de envío, el servicio de notary public tiene horarios limitados.
- Pregunte si su proveedor notariza en el lugar. En Lobi Space, nuestro servicio de notary public en Chicago (en inglés) lo resuelve en unos quince minutos mientras usted espera.
Preguntas frecuentes
¿Puedo usar un pasaporte y un estado de cuenta bancario como mis dos identificaciones?
No como pareja. Un pasaporte es una identificación principal con foto aceptable, pero un estado de cuenta bancario no está en la lista de comprobantes de domicilio de USPS. El punto 9g solo acepta una licencia de conducir o tarjeta de identificación sin licencia emitida por un estado, territorio o tribu de EE. UU., un contrato de renta vigente, una póliza de seguro de casa o de vehículo, una hipoteca o escritura de fideicomiso, una tarjeta de registro del vehículo o una tarjeta de elector. Combine el pasaporte con uno de esos documentos.
¿Qué pasa si no soy ciudadano de EE. UU.?
Las personas que no son ciudadanas pueden llenar el Formulario 1583, aunque las identificaciones aceptables varían. Lo más común es un pasaporte junto con uno de los comprobantes de domicilio aceptados, como un contrato de renta vigente, una tarjeta de registro del vehículo o una póliza de seguro. Confirme los detalles con su proveedor antes de su cita para notarizar.
¿Puedo firmar el formulario a distancia?
Solo si su proveedor ofrece notarización en línea. El formulario debe notarizarse en persona o a través de un servicio acreditado de notarización remota en línea (remote online notary).
¿Cuánto tarda la aprobación?
Depende del proveedor. Cuando los documentos están correctos y la notarización está completa, la aprobación suele quedar lista en 24 a 48 horas. Los buzones de Lobi Space normalmente se activan el mismo día.
¿Cómo cambio después a las personas autorizadas?
Comuníquese con su proveedor. Agregar o quitar a una persona autorizada normalmente requiere un nuevo Formulario 1583 firmado y notarizado con los nombres actualizados.
Después del formulario: su buzón se activa
Una vez que su Formulario 1583 está archivado, puede usar su dirección para registros oficiales, trámites bancarios y marketing, y su correo se vuelve digital. Usted recibe una foto del sobre el mismo día que llega y luego elige escanearlo (en inglés), reenviarlo (en inglés) o recogerlo en la recepción (en inglés).
Llenar el Formulario 1583 es un pequeño trámite administrativo con una gran recompensa: una dirección profesional en Chicago, que cumple con las normas, para poner en todos sus documentos. Consulte los precios de Business Mailbox (en inglés) o contáctenos (en inglés) para empezar, y lea nuestra guía complementaria sobre cómo usar una dirección virtual para su LLC.
